Transactional E-Mails mit HubSpot

Einige E-Mails müssen von Kunden auch dann empfangen werden können, wenn diese keine Freigabe für Marketing E-Mails erteilt haben. Dies stellt für viele Unternehmen eine unverzichtbare Möglichkeit der Kommunikation dar. Um dieses Problem zu lösen, eignen sich Transactional E-Mails. HubSpot bietet hierfür Lösungen.

Was sind Transactional E-Mails und wofür werden sie benötigt?

Der Begriff “Transactional Emails” wird in der Branche nicht immer eindeutig verwendet. Bei HubSpot umschreibt der Begriff unverzichtbare Emails wie etwa Rechnungen oder Passwort-Resets. Manchmal unterscheidet sich der Begriff in seiner Bedeutung bei anderen Tools dadurch, dass es sich hier um Marketing E-Mails handelt, die Transaktionen hervorrufen sollen, dies ist hier jedoch nicht gemeint. Es geht schlicht um solche E-Mails, welche Informationen enthalten, die mit einem Kauf, einem Vertrag oder einer Accountinformation zu tun haben. Diese müssen also durchaus von Kunden empfangen werden können, auch wenn sie keine Freigabe für Marketing E-Mails erteilt haben. Dies stellt für viele Unternehmen eine unverzichtbare Möglichkeit der Kommunikation dar. Schließlich wäre es für Kunden ein Ärgernis, wenn eine Rechnung, ein Statusupdate oder eine Eingangsbestätigung nicht ankommt. Zuträglich für einen sauberen Prozessablauf wäre das im Übrigen natürlich auch nicht.

Bedingungen für Transactional E-Mails mit HubSpot

Der Versand solcher Transactional E-Mails ist selbstverständlich auch mit HubSpot möglich, wenngleich mit ein paar Bedingungen verknüpft:
HubSpot muss dafür mindestens in der Version Professional oder Enterprise vorliegen und was viele nicht wissen: Das Addon für Transactional E-Mails muss zusätzlich gebucht werden. Dabei ist es möglich, externe Systeme einzubinden. Eine Rechnung kann also durchaus im internen ERP-System erstellt und via HubSpot versendet werden.

Wie können Transactional E-Mails mit HubSpot versendet werden?

Ein Versand der Transactional E-Mails kann bei HubSpot über drei verschiedene Wege erfolgen:

 

    1. Direkt über das HubSpot Portal
      Hierbei wird direkt die “Transactional E-Mail API” von HubSpot genutzt. Diese Variante ist ideal für Anwendungen, bei denen größere Kundengruppen angeschrieben werden müssen, um z.B. über Änderungen an Verträgen, Geschäftsbedingungen oder ähnliche Themen zu informieren – auch mithilfe von Workflows.
    2. Mit der SMTP API
      Hierbei nutzt HubSpot einen separaten SMTP Server, der vollständig extern operiert. Das HubSpot Interface zeigt aber dennoch alle relevanten Daten gebündelt an. Hierbei ist es z.B. auch möglich, PDFs anzuhängen oder auch Mails zu verschicken, ohne dafür einen Hubspot-Kontakt anzulegen. Um die SMTP API zu nutzen, ist eine Generierung von Nutzername & Passwort via Tokens nötig, welche bei HubSpot angelegt werden können. Dieses Verfahren eignet sich für all jene, die Mails in externen Systemen versenden wollen, die Daten jedoch in HubSpot zentral einsehen möchten.
    3. Mit der Single Send API
      Hiermit können E-Mails direkt in HubSpot kreiert werden, wobei sämtliche Funktionen verwendet werden können. Diese können dann programmatisch mit zusätzlichem Content versendet werden, welcher wiederum nicht in HubSpot gespeichert werden muss. Es muss also auch keinen HubSpot-Kontakt für alle Rezipienten geben.

 

Wichtig ist, zu beachten, dass ein Versand mit diesen Methoden auf das gebuchte E-Mail-Kontingent (nicht aber das Kontakt-Kontingent) angerechnet wird. Außerdem muss im Vorfeld eine dedizierte IP-Adresse eingerichtet werden, um zu gewährleisten, dass transaktionale E-Mails nicht im Spam landen. 

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