CRM-Software Sugar jetzt mit E-POST-Integration
Seit mehr als 500 Jahren verbindet die Post Menschen miteinander. Natürlich bestimmen heute maßgeblich digitale Technologien unsere Kommunikation. Einzig der klassische Briefversand in der Unternehmenskorrespondenz ist von dieser Entwicklung bislang ausgenommen. Immer noch werden jährlich mehrere tausend Geschäftsbriefe wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen verschickt. Das kostet Unternehmen viel Zeit und Geld: Jahr für Jahr werden hunderte Arbeitsstunden, für das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Geschäftsbriefen benötigt. Die Post hat mit ihrem Produktportfolio von E-POST den Schritt in das digitale Zeitalter geschafft.
Von dem E-Post-System können auch Nutzer von CRM-Systemen wie Sugar profitieren: Dank einer Schnittstelle in der Software (Application Programming Interface, kurz API) können beide Anwendungen verbunden werden. So können Sie Ihre Korrespondenz digitalisieren – und damit einfacher, bequemer und vor allem papierlos kommunizieren.
Papierberge adieu: Sugar-Anwender können E-POST-Briefe direkt versenden
Insignio CRM ist jetzt E-POST-Partner und integriert auf Wunsch für seine Kunden den digitalen Brief-Versand in die CRM-Anwendung Sugar. Neben E-Mails, Faxen und Sprachnachrichten können auch Briefe direkt aus der üblichen Arbeitsumgebung von Sugar erstellt und als E-Postbriefe verschickt werden – die Zustellung erfolgt auf Wunsch digital oder klassisch per Briefträger.
Unternehmen sparen durch den digitalen Kommunikationsweg der E-POST gleich dreifach: Der Postversand wird erstens papierfrei erledigt, so werden Material wie Papier, Toner und Briefumschläge eingespart. Zweitens lassen sich arbeitsintensive Prozesse in der Briefkommunikation zeitsparend an die Deutsche Post auslagern, so dass eigene Mitarbeiter effektiver eingesetzt werden können. Letztlich werden dank der integrierten E-POST-Funktion Arbeitsprozesse verschlankt. Der Anwender nutzt E-POST, ohne dabei die CRM-Software zu verlassen. Es entfallen zeitaufwändige Arbeitsschritte wie das Einloggen bei E-POST via Internetbrowser und die Datenübertragung aus der Kundendatei.
Mehr Sicherheit
Aufgrund von intelligenten Verschlüsselungen ist eine gesteigerte Datensicherheit gewährleistet. Die E-POST Schnittstelle greift direkt auf Ihre Datensätze zu und versendet sämtliche Korrespondenz mit einem Klick. Jeder Versand wird automatisch mit Details in der Anwendung protokolliert.
Vorteile auf einen Blick
- Zeit und Geld sparen
- Korrespondenz digitalisieren und archivieren
- erhöhte Datensicherheit
- schnelle Auslieferung an Empfänger
- Integration von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, für Elektronischen Informationsaustausch
Nahtlose Integration von E-POST in Sugar:
Die digitale Versandlösung von E-POST wird nahtlos in Sugar eingebunden und arbeitet mit allen anderen Software-Modulen wie beispielsweise ERP- oder Finanzbuchhaltungs-Lösungen zusammen. „Davon profitieren vor allem die Unternehmensbereiche Vertrieb, Marketing und Kundenservice aber auch die Lagerverwaltung. Denn die Mitarbeiter erstellen direkt in Sugar das zu versendende Dokument“, so Insignio CRM-Geschäftsführer Mirco Müller. Mit Sugar entfallen umständliches Abtippen oder Scannen von Briefen für die Archivierung . Das das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren kann die Deutsche Post übernehmen. „Das Ergebnis sind optimierte und ganzheitliche Arbeitsabläufe“, erklärt Müller.
Unternehmen unterschiedlichster Größenordnung wissen die einfache papierlose Handhabung des E-POST-Briefes zu schätzen – nicht zuletzt weil so Ressourcen gespart werden. Neben Zeit- und Kostenreduzierung ist die Digitalisierung der Geschäftskommunikation auch umweltschonend.
Wichtige Funktionen von E-POST:
- Direkter Zugriff auf alle Datensätze in Sugar mit automatischem Befüllen des Adressfelds
- Papierloser Versand von Geschäftsbriefen unmittelbar aus Sugar, sämtliche Korrespondenz wird automatisch archiviert
- Wahlweise klassische Briefkasten-Zustellung oder digitaler Versand an das E-POSTFACH Ihres Kunden
- Praktische, sofortige Auskunft über Portokosten und Bestätigung bei erfolgreichem Versand
Schritt-für-Schritt Anleitung in Sugar:
- Im Modul „Kontakte“ wählen Sie einfach aus der Listenansicht einen Kontakt aus.
- In der anschließenden Detailansicht (Abb. 1) klicken Sie dann oben rechts (neben Bearbeiten), auf den Pfeil und öffnen das Dropdown-Fenster.
Abbildung 1
3. Mit einem Klick auf den gelben Bereich „Briefe generieren und versenden“ werden Sie automatisch in das Modul „Dokumentvorlagen“ (Abb. 2) weitergeleitet.
Abbildung 2
4. Hier wählen Sie nun die Vorlage Ihrer Wahl aus.
5. Damit stoßen Sie gleichzeitig den „Versandprozess“ an, denn der erstellte Sugar Job im Hintergrund sorgt nun dafür, dass die eingereihte Tabelle (innerhalb der Kontakte) in einem vordefinierten Intervall, abgearbeitet und versendet wird.
6. Im finalen Schritt versendet Sugar das Dokument als PDF sowie die Adressdaten direkt an das E-POST-System, von wo aus Ihr Anschreiben wahlweise digital oder klassisch per Posteinwurf ausgeliefert wird.